Guía de WhatsApp Business para Empresas | TIPS

WhatsApp, la popular plataforma de mensajería, conecta a más de 2.000 millones de usuarios activos cada mes, facilitando una comunicación instantánea y efectiva a nivel global. Su versión empresarial también ha ganado gran aceptación, siendo utilizada por más de 50 millones de usuarios que buscan optimizar sus interacciones comerciales. Pero, ¿qué es Whatsapp Business y cómo funciona?

¿Qué es WhatsApp Business?

WhatsApp Business es una aplicación gratuita para Android y iPhone especialmente diseñada para satisfacer las necesidades de las compañías que buscan establecer un contacto directo con sus clientes a través de la plataforma de mensajería más utilizada en el mundo. A diferencia de la versión personal de WhatsApp, WhatsApp Business ofrece funciones adicionales y herramientas de gestión que facilitan la comunicación profesional.

WhatsApp Business Vs WhatsApp

WhatsApp Business se distingue de su contraparte personal por varias características clave. 

Tabla comparativa de las funciones de WhatsApp Business y WhatsApp. Fuente:Walcu.com

Características principales WhatsApp Business

Entre todas las funcionalidades que WhatsApp Business puede aportar a tu compañía, sus características principales se resumen en:

• Capacidad de crear un perfil empresarial verificado: Permite a tu compañía proporcionar información detallada como la dirección, el horario de apertura y el sitio web directamente en la plataforma. Esto ayuda a tus clientes a identificar rápidamente y con facilidad la empresa con la que están interactuando, mejorando así la transparencia y la confianza.
• Automatizar respuestas: Con esta función, puedes crear mensajes predefinidos para tu compañía y configurar respuestas rápidas para preguntas frecuentes. Esto no solo agiliza la comunicación con los clientes, sino que también permite responder rápidamente a preguntas frecuentes y mejorar la eficiencia operativa.
• Proporciona estadísticas y análisis básicos: Con esta funcionalidad tienes la posibilidad de evaluar el rendimiento de tus comunicaciones. Estas métricas incluyen el número de mensajes enviados, entregados y leídos, lo cual es crucial para medir la efectividad de las estrategias de comunicación y marketing implementadas por la empresa.

Estas características hacen de WhatsApp Business una herramienta poderosa para las empresas que buscan mejorar su servicio al cliente, aumentar la eficiencia operativa y fortalecer su presencia digital de manera efectiva.

Cómo funciona WhatsApp Business

WhatsApp Business opera de manera similar a la versión personal de WhatsApp, pero ofrece funcionalidades adicionales diseñadas específicamente para el contexto empresarial. WhatsApp Business permite interactuar con tus clientes mediante chats en tiempo real, enviar notificaciones automatizadas sobre pedidos o actualizaciones de productos, y gestionar conversaciones de manera organizada mediante herramientas avanzadas de gestión de clientes. Un paso crucial para las empresas es la verificación de la cuenta, que garantiza a los usuarios que están interactuando con tu compañía, que ésta es una entidad legítima y autentificada.

La importancia de la verificación de cuenta

La verificación de la cuenta en WhatsApp Business no solo asegura la credibilidad y la confianza durante las interacciones con tus clientes, sino que también ayuda a proteger contra posibles fraudes y cuentas falsas. Esta medida es especialmente crucial en sectores como el comercio electrónico y los servicios financieros, donde la seguridad de los datos personales y financieros es de suma importancia.

Cuándo y cómo puedo activar una conversación

Los usuarios pueden iniciar una conversación con tu empresa simplemente añadiendo el número de teléfono empresarial a sus contactos de WhatsApp. Otra opción disponible es generar un enlace de invitación en el que, haciendo click, los usuarios abran directamente la conversación con el perfil de tu empresa. Este proceso simplificado garantiza un acceso directo y rápido a las conversaciones empresariales, facilitando una comunicación fluida y eficaz entre empresas y clientes.

Configuración inicial

La configuración inicial de WhatsApp Business incluye la creación del perfil empresarial, donde deberás detallar información clave como la dirección física, el horario de atención al cliente y enlaces directos al sitio web de tu compañía. Además, se pueden configurar respuestas automáticas para gestionar eficazmente las consultas frecuentes y establecer mensajes de bienvenida personalizados que optimizan la experiencia del cliente desde el primer contacto.

Herramientas y funcionalidades

WhatsApp Business ofrece una amplia gama de herramientas y funcionalidades avanzadas para mejorar la gestión operativa y la interacción con tus clientes. Puedes utilizar etiquetas para categorizar conversaciones, lo que facilita un seguimiento organizado y eficiente. Además, la capacidad de programar respuestas automáticas te permite mantener una atención al cliente activa las 24 horas del día, los 7 días de la semana, mejorando así la satisfacción del cliente y fortaleciendo la lealtad hacia la marca.

Una atención al cliente no sería completa sólo con una disponibilidad absoluta, sino que ofrecer múltiples opciones de canales, permitirá al usuario final recibir experiencias personalizadas que impactarán positivamente en su satisfacción. Con un total de 35.8 millones de usuarios activos en WhatsApp durante 2023 en España, este canal no puede faltar a la hora de establecer una estrategia para tu compañía.

Aprende cómo integrar múltiples canales para mejorar la experiencia de los usuarios con tu marca.

Ventajas de usar WhatsApp Business para tu empresa

Las ventajas de utilizar WhatsApp Business para tu empresa son numerosas y significativas en el entorno empresarial moderno, ofreciendo inmediatez y personalización en las interacciones y la posibilidad de segmentación y catalogación de productos.

Mejora en la comunicación

Conversaciones fluidas, directas e instantáneas son algunas de las prioridades que exigen los clientes cuando interactúan con cualquier marca. Apoyándote en una estrategia omnicanal, la implantación del canal de WhatsApp te permitirá:

• Comunicación inmediata: Ofrece respuestas a las preguntas de los clientes en tiempo real, resuelve problemas de manera rápida y proporciona soporte post-venta eficiente, todo dentro de una interfaz familiar y ampliamente utilizada.

• Interacciones personalizadas: Segmentando tus contactos según criterios específicos podrás crea mensajes personalizados y gestionar conversaciones individuales para ofrecer una experiencia única y comprometedora al cliente.

• Soporte multimedia: Puedes aprovechar las funcionalidades multimedia de este canal para enviar imágenes, videos y documentos que enriquezcan tus comunicaciones, mejoren la comprensión y hagan las interacciones más dinámicas.

Automatización de respuestas

WhatsApp Business no solo simplifica la comunicación directa, sino que también introduce poderosas herramientas de automatización para optimizar los flujos de trabajo y ahorrar tiempo valioso.

• Etiquetas y segmentación: WhatsApp permite organizar tus contactos con etiquetas personalizadas para segmentarlos según criterios específicos (como intereses, fase del embudo de ventas, estado del pedido) y enviar mensajes dirigidos y relevantes.
• Catálogo de productos: Creando un catálogo digital de tus productos con imágenes, descripciones, precios y enlaces permitirás a los clientes navegar y comprar directamente dentro de la aplicación.

Cómo descargar y configurar WhatsApp Business

Descargar la aplicación es sencillo y gratuito: 

• Descargar WhatsApp Business: En Google Play Store o App Store en tu smartphone, busca «WhatsApp Business». Descarga e instala la aplicación oficial. 
• Verifica el número de teléfono: Ingresa el número de teléfono empresarial que deseas utilizar con WhatsApp Business. Recibirás un SMS con un código de verificación. Ingresa el código para confirmar el número. 
• Completa el perfil de tu empresa: Ingresa el nombre de tu empresa, una imagen del logotipo (opcional) y una breve descripción de tu actividad. 
• Configura los ajustes iniciales: Personaliza las configuraciones de notificación, el mensaje de bienvenida y el mensaje de ausencia. Explora las funcionalidades adicionales como etiquetas, catálogos de productos y mensajes automáticos.

Paso a paso para la configuración básica

Los pasos básicos para configurar WhatsApp Business y aprovechar al máximo sus funcionalidades son:

• Verifica el número de teléfono: Asegúrate de utilizar un número de teléfono empresarial activo y con un plan de datos.
• Crea una copia de seguridad de tu cuenta actual de WhatsApp (opcional): Si deseas utilizar el mismo número de teléfono para WhatsApp Business y WhatsApp Messenger, puedes transferir el historial de chats y los medios de tu cuenta existente de WhatsApp.
• Configura el nombre y la información de tu empresa: Ingresa el nombre oficial de tu empresa, un logotipo representativo y una descripción precisa de tu actividad.
• Personaliza el mensaje de bienvenida: Crea un mensaje de bienvenida amigable e informativo que se enviará automáticamente a los nuevos contactos. 
• Añade un mensaje de ausencia: Configura un mensaje automático que informe a los clientes cuando no estés disponible. 
• Explora las funcionalidades avanzadas: Descubre cómo utilizar etiquetas, catálogos de productos, listas de difusión y mensajes automáticos para optimizar tu comunicación empresarial en WhatsApp Business.

Precios y opciones de WhatsApp Business

WhatsApp Business es completamente gratuito para las pequeñas empresas, permitiendo su descarga y uso sin costos mensuales ni tarifas de suscripción.

Para las empresas que buscan funcionalidades más avanzadas y una mayor escalabilidad, está disponible la API de WhatsApp Business. Los costes de la API varían según el proveedor y el volumen de uso, ofreciendo diferentes opciones para adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa.

Qué es la API de WhatsApp Business

A diferencia de la versión gratuita, la API de WhatsApp Business está diseñada para empresas que necesitan gestionar grandes volúmenes de mensajes e integrar WhatsApp con sistemas empresariales existentes, como CRM y plataformas de comercio electrónico. Esta solución robusta y flexible optimiza la gestión de la comunicación y proporciona soporte al cliente en tiempo real.

La API de WhatsApp Business no tiene una interfaz de usuario propia, sino que se conecta con el software empresarial ya implementado. Esto facilita la automatización de procesos, la gestión eficiente de grandes volúmenes de mensajes y el análisis detallado de datos de interacción. Además, ofrece funcionalidades avanzadas como la creación de chatbots personalizados y la segmentación de audiencias para campañas de marketing dirigidas. La flexibilidad y potencia de la API la convierten en una herramienta esencial para empresas que buscan mejorar su eficiencia operativa y proporcionar una experiencia superior a sus clientes.

WhatsApp Business puede transformar significativamente la forma en que las empresas se comunican con los clientes, mejorando la eficiencia y la calidad del servicio y aportando beneficios en la comunicación cada vez más directa y personalizada con los clientes.